Si su organización tiene equipo de oficina valioso (ya sea valor financiero o simplemente utilidad dentro de sus sistemas y procesos de trabajo), es importante administrar cuidadosamente ese equipo. Después de todo, estas son partes cruciales de su lugar de trabajo. Ya sea que trabaje con cámaras, computadoras o la tecnología intermedia, un buen administrador de equipos debe tener el control total de todos los equipos de inventario y estar listo para administrar su mantenimiento, programación, reservas y más. Afortunadamente, puede hacer exactamente eso siguiendo tres pasos cruciales para administrar mejor su equipo de inventario.
Encuentre las herramientas adecuadas.
Para iniciar su sistema de administración de equipos, debe considerar el equipo de inventario existente y el programa de administración de equipos que mejor se adapte a sus necesidades. Por supuesto, hay algunas características que quizás desee aprovechar. Considere cuál de los siguientes criterios es más importante para usted como administrador de dispositivos. ¿Quiere un sistema que pueda administrar cuándo los miembros de su equipo revisan los dispositivos? ¿Necesita una solución móvil para la gestión y el seguimiento de activos? ¿Qué pasa con el mantenimiento del dispositivo y los informes? Dedique algún tiempo a estudiar los costos de adquisición, los pros y los contras, y otros detalles que estas transferencias de equipo y el uso del equipo podrían administrar. Idealmente, usted y los miembros de su equipo tendrán fácil acceso a dispositivos grandes y pequeños durante su tiempo de uso normal.
Empieza fuerte.
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Una vez que encuentre un sistema de administración de equipos que se adapte a su trabajo, su equipo y sus preferencias como administrador de equipos, debe prepararse para el éxito continuo. Por ejemplo, es importante realizar un inventario completo de todos los dispositivos, gran des y pequeños, que su empresa tiene a mano. Tal vez alguien en su organización vio una crítica entusiasta de Swiftlane e invirtió en la tecnología de acceso inteligente. Entre el acceso de reconocimiento facial sin contacto, el desbloqueo móvil confiable, el intercomunicador de video multiinquilino, las tarjetas de acceso, las herramientas de seguridad de COVID-19 y más, tenga la seguridad de que todas las integraciones se tienen en cuenta. Consulte con los miembros de su equipo, el administrador de su propiedad u otras partes interesadas para determinar cada dispositivo que debe incluirse en su administración y seguimiento. Luego, asegúrese de que cada uno de estos dispositivos de inventario esté registrado en su sistema de administración de dispositivos.
Crear y mantener sistemas.
Como administrador de dispositivos o propiedad responsable de administrar el inventario de dispositivos de la oficina, debe comenzar con el software elegido u otras herramientas. Luego, debe comenzar su inventario con un inventario completo de qué equipo de inventario tiene o necesita comprar. A partir de aquí, sin embargo, es fundamental que desarrolle sistemas que funcionen para usted. Determine con qué frecuencia actualiza su inventario, realiza el mantenimiento y las reparaciones, o realiza el proceso de otra manera. Por supuesto, esto puede variar según el tipo de suministros de oficina. Su copiadora necesita un programa de mantenimiento y reparación diferente al de sus pequeños dispositivos y consumibles como bolígrafos, papel y carpetas. Tómate un tiempo para considerar todas las comodidades y establecer un sistema lógico para todas las cosas importantes. Es posible que deba ajustar ciertos elementos de su sistema, pero una vez que tenga uno en su lugar que sea funcional y efectivo, es importante que lo mantenga a partir de ese momento.
Como administrador de equipos de oficina, ya sea en un puesto formal o en una de las muchas responsabilidades profesionales, hay muchos factores en juego en sus esfuerzos. Sin embargo, puede tener éxito absoluto si sigue solo tres pasos: encuentre el mejor programa, obtenga un buen punto de partida y construya sistemas eficientes que luego mantenga con el tiempo. A partir de ahí, estará listo para administrar con éxito todo tipo de equipo de oficina.