Los correos electrónicos son una de las mejores y más seguras formas de comunicación. Sin duda, son fáciles y rápidos de usar, especialmente en lo que respecta al acceso a la información contenida en los correos electrónicos. Por estas y otras razones, una gran cantidad de personas en todo el mundo prefieren interactuar y guardar información a través del correo electrónico. Son seguros, rápidos y de fácil acceso, ¿por qué no?
Pero, ¿y si hubiera una forma más segura e incluso más fácil de guardar correos electrónicos? Una forma que ahorra tiempo, espacio e incluso mejora la seguridad. Los profesionales han descubierto que distribuir información clasificada a través de Internet utilizando archivos de formato de documento portátil (PDF) es un método seguro y conveniente para empaquetar correos electrónicos juntos.
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Guardar correos electrónicos como PDF nunca ha sido tan fácil gracias a una extensión de cloudHQ. Ha reducido el tiempo y mejorado la seguridad. Ahora, tiene una opción de PDF compacto que elimina cualquier información innecesaria, como firmas de correo electrónico y saltos de página, lo que hace que los datos sean menos voluminosos. Más de 100,000 personas usan la extensión todos los días, y empresas como Twitter, Uber y Airbnb, por nombrar algunas, confían en ella.
Presentamos la función de archivos PDF compactos
Cuando cloudHQ introdujo por primera vez el almacenamiento de correos electrónicos en PDF, fue un gran paso adelante, pero no se detuvo allí. Su objetivo es proporcionar más facilidad y sencillez a convertir Gmail a PDF los llevó a lo que tienen ahora: un anuncio de una nueva función y una mejora que no podían esperar para compartir: archivos PDF compactos.
PDF compacto, como su nombre lo indica, reduce la información redundante en el contenido del PDF. Esto incluye firmas de correo electrónico, saltos de página y otra información repetitiva que no es necesaria para el hilo del correo electrónico o sus archivos adjuntos.
Como puede ver (como se muestra a la derecha), un documento guardado en formato PDF compacto tiene todo el material superfluo eliminado, como firmas, citas, saltos de página e información redundante, dejando solo la información esencial. Dado el volumen de correos electrónicos que las personas reciben a diario, se demostró que era necesaria una versión compacta de los correos electrónicos en formato PDF.
Beneficios de los PDF compactos
Una de las ventajas más obvias es que un archivo PDF compacto tiene un tamaño de archivo más pequeño. Si no está seguro de por qué debería usar un PDF compacto o cómo le ayudará, considere los siguientes tres beneficios de los documentos PDF compactos para la copia de seguridad del correo electrónico.
Eliminación de material extraño
Los archivos PDF más largos con miles de páginas no requieren más información para alargarlos. No solo es inconveniente leer material repetitivo, sino que la persona que lee o imprime tu PDF puede cobrarte por página (como oficinas legales). Manténgalo breve y dulce, y mantenga sus horas facturables al mínimo.
Compacto para una colaboración más eficiente
Los archivos PDF son más fáciles de leer y comprender, lo que permite a los compañeros de trabajo comunicarse más rápidamente. Los archivos inflados, por otro lado, tardan más en cargarse, se ralentizan a medida que viajan a través de la red y el receptor tarda aún más en abrirlos y leerlos.
Cuidar el medio ambiente
Los archivos PDF largos nunca deben imprimirse en ningún contexto. Elimine los saltos de página y las firmas de correo electrónico para ayudar a salvar árboles y tener conciencia ecológica. Esto es especialmente cierto para la documentación judicial extensa.
Cómo guardar correos electrónicos como PDF usando la función de PDF compacto
Tengo algunos correos electrónicos legales para archivar. Entonces, usaré esto como ejemplo para mostrarle cómo guardarlos todos en un PDF en lugar de imprimirlos uno por uno.
- Comenzaré seleccionando los correos electrónicos que deseo convertir a PDF y luego haré clic en la opción ‘Guardar en’
- Luego seleccione ‘Guardar en PDF’ en el menú desplegable
- Aparecerá el cuadro de opciones “Convertir Gmail a PDF”, donde verá la función “Formato compacto”. Selecciónalo.
- Haga clic en ‘Iniciar conversión’.
Puede esperar ver una versión limpia y ordenada de su documento con solo la información más importante después de que se complete la conversión.
Ahorro papel, tiempo y dinero al usar la función de formato compacto, que me ofrece solo la información que necesito. Ahora, tengo todo lo que necesito para mi papeleo legal. El documento sin la nueva funcionalidad compacta está a la derecha, mientras que la versión compacta está a la izquierda.
En promedio, puede anticipar recortar la longitud de un documento en un 20%, lo cual es una diferencia significativa, especialmente si sus documentos son extensos.
Uso de esta característica
La extensión de cloudHQ para convertir Gmail a PDF es fácil y adecuada para cualquiera como:
Agentes de Bienes Raices
Todos los correos electrónicos relacionados con las transacciones de ventas deben agruparse y cargarse en SkySlope u otro CRM.
Abogados y otros profesionales del derecho
Guarde, organice y clasifique todos sus correos electrónicos en un solo documento PDF, que luego puede enviar a la corte. Usando Clio o CRM similar, combine muchos correos electrónicos en un solo PDF.
Jefes de equipo y jefes de proyecto
Realice un seguimiento de todos los correos electrónicos del proyecto archivándolos como un solo PDF. Configure un guardado automático de etiquetas de Gmail que contengan correos electrónicos relacionados con proyectos en su Google Shared Drive para la colaboración en equipo.
Emprendedores
Reúna todos sus recibos de correo electrónico y ordénelos por fecha, cliente, etc. Toda la correspondencia con sus clientes debe ser archivada por contratistas independientes.
literalmente cualquiera
Cualquiera que necesite guardar y archivar mensajes de correo electrónico esenciales puede usar la extensión de cloudHQ.
Así es como puede guardar todos sus correos electrónicos importantes como archivos PDF utilizando esta función fácil de usar. Para obtener más consejos y trucos de este tipo, ¡estén atentos!
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