Ray Dalio construyó el fondo de cobertura más grande del mundo. Él jura por estas 5 reglas de reunión

En el libro de Ray Dalio Principios: vida y obra, el inversionista multimillonario y fundador de la El fondo de cobertura más grande del mundoBridgewater Associates, resume casi todo lo que ha aprendido a lo largo de su carrera en un conjunto de principios.

Incluido con estos principios hay un conjunto de reglas de reuniones que proporcionan algunos métodos probados y verdaderos para mejorar las reuniones en el lugar de trabajo.

El único problema es que el libro se publicó en 2018 y muchas cosas han cambiado en los últimos cuatro años. Es por eso que decidí repensar algunos de los principios de las reuniones de Dalio y actualizarlos con nuevas herramientas y mejores prácticas para el mundo pospandemia.

Regla 1: Aclarar el propósito de la reunión

Dalio dice que deberías hacer eso. Enfatice el propósito de una reunión.

mucho antes de que comience. De esta manera todos pueden ir preparados a la reunión y el grupo puede ser consciente de su tiempo. El agrega que también “Las reuniones sin un dueño claro corren el riesgo de ser sin rumbo e improductivas”.

En el mundo de hoy, esto debe hacerse con una agenda común compartida de antemano para que todos puedan ver lo que se está discutiendo y agregar sus pensamientos según sea necesario. Hay herramientas como Aplicación compañero Esto creará agendas para usted, o puede crear un documento basado en la nube y agregarlo a la invitación del calendario.

Pero una agenda sólo es útil si se utiliza. Por lo tanto, la segunda parte del consejo de Dalio aún se aplica: asigne un facilitador que sea responsable de cumplir con la agenda y mantener al equipo encaminado.

Regla 2: Evite los “deslices de tema”.

La diapositiva temática, tal como la define Dalio, es la “Pasando aleatoriamente de un tema a otro sin obtener un título en ninguno de ellos”. Si alguna vez salió de una reunión más confundido que cuando entró, es probable que la causa sea un error de tema.

Dalio sugiere usar una pizarra para mantener a las personas encaminadas. Para el mundo remoto e híbrido en el que vivimos ahora, sugeriría asignar una cantidad estimada de minutos a cada elemento de la agenda para permitir que el moderador controle el tiempo y mueva la conversación de un tema al siguiente. También vale la pena priorizar la agenda para asegurarse de que se cubran los elementos más importantes.

Si te gusta la idea de la pizarra, Miró es una herramienta de pizarra digital que es excelente para una mayor colaboración visual. Es una herramienta útil para equipos remotos, tanto dentro como fuera de las reuniones.

Regla 3: Asignar Puntos de Acción

“Con demasiada frecuencia, los grupos toman la decisión de hacer algo sin asignar responsabilidades personales, por lo que no está claro quién debe hacer qué”. Dalio escribe.

Los elementos de acción de una reunión siempre deben guardarse en una herramienta de gestión del trabajo como asanas, haga clic en, lunes.com, u otras personas. (Y si aún no está utilizando una herramienta de administración del trabajo, debería hacerlo). Estos deben asignarse a personas con fechas de vencimiento antes de que finalice la llamada, para que nada se escape.

Pero aquí está el verdadero consejo profesional: ¡cree agendas directamente en su herramienta de gestión de trabajo! Cada elemento de la agenda puede vivir como su propia tarea, y puede completarlos a medida que se resuelven o convertirlos en elementos de acción asignándolos a la persona adecuada.

Regla 4: Alinearse con las decisiones

dice dalio “El propósito principal de la discusión es llegar a un cierre y sincronizar, lo que lleva a decisiones y/o acciones”.

Ya hemos cubierto la acción, pero las decisiones son igual de importantes. Si toma la decisión de cambiar una política de la empresa en una reunión pero no la registra en ningún lugar, puede crear confusión más adelante. Si alguien olvida que la política ha cambiado o no asistió a la reunión, puede continuar trabajando con la política anterior, lo que puede causar problemas. (Hablo por experiencia: esto ha causado algunos dolores de cabeza importantes en mi negocio).

Cada vez que se toma una decisión importante en una reunión, debe agregarse a un registro de decisiones. Recomiendo almacenar registros de decisiones en una herramienta de base de conocimiento, por ejemplo coda, actuacióno SharePoint. De esta manera, hay un registro claro que cualquier persona puede consultar cuando necesite la información más reciente.

Regla 5: Luchar por la eficiencia

Este último punto es muy importante para mí. dalio dice “Si bien la comunicación abierta es muy importante, el desafío es hacerlo de manera eficiente en el tiempo”. En otras palabras, las reuniones solo valen una cita si hacen un uso eficiente del tiempo de todos.

Este es fácil. Justo antes del final de la reunión, cree una encuesta de Zoom pidiendo a los participantes que califiquen (de forma anónima) la eficacia de la reunión en una escala del 1 al 10. Esto lo ayuda a concentrarse en reuniones periódicas que no son un buen uso del tiempo o que deberían mejorarse de alguna manera.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Heaven32 son propias y no de Heaven32.

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